Você está planejando um evento e está muito preocupado em como atrair o envolvimento do público para as bordas de seus assentos enquanto as rodas do seu evento giram?
Tudo vai depender do poder de sua imaginação e recursos. Desde o início do planejamento de um evento, você deve definir claramente sua visão, objetivos e metas abrangentes.
Um evento de sucesso pode atrair a atenção do público.
Pergunte a si mesmo, o que você está tentando realizar com o evento? É preciso haver uma narrativa definida e um “porquê” claro para o seu evento.
Você não pode hospedar um evento bem-sucedido – muito menos agradável – sem um envolvimento genuíno dos participantes.
Todos os planejadores de eventos concordam que um de seus maiores objetivos é manter os participantes envolvidos durante o evento.
Mas o que isso significa?
Quando você pensa sobre o envolvimento do participante ou do evento, não está apenas considerando quantas pessoas compareceram a cada sessão, mas quanta atenção você conseguiu atrair para o seu evento.
Resumindo, o engajamento dos participantes é medido pelo quanto seus participantes participam ativamente e ganham algo com seu evento.
Neste artigo, vou segurar sua mão e guiá-lo por essas ideias cuidadosamente escolhidas a dedo e mais eficazes para tornar seu evento envolvente, não ande sozinho, venha comigo.
Ideias para tornar seu evento envolvente
#1. Mantenha-o social: ofereça bate-papo ao vivo para sessões virtuais
Eventos virtuais e eventos híbridos explodiram em popularidade nos últimos tempos. Mais marcas estão usando plataformas de bate-papo para eventos ao vivo para tornar seus eventos mais interativos.
Sua equipe de eventos pode ver e responder a perguntas e incentivar conexões com um serviço de bate-papo.
O uso de plataformas de bate-papo para eventos ao vivo aumenta o envolvimento do público , aumenta a contagem de participantes e oferece uma experiência memorável aos participantes.
Uma plataforma de bate-papo ao vivo incentivará os membros do público a interagir uns com os outros e a se sentirem mais interconectados.
#2. Treinar palestrantes e painelistas
Grandes oradores públicos e palestrantes envolventes irão fascinar o público e ajudar a manter os ouvintes engajados. Seus palestrantes já estiveram em um palco antes? Certifique-se de que eles tenham.
Eles já falaram para um público virtual ou híbrido antes? Certifique-se de que eles tenham.
Um palestrante experiente guiará seus participantes de A a B, os envolverá e criará a melhor experiência possível. Um palestrante experiente em um evento está bem descansado e relaxado.
#3. Ofereça experiências únicas no evento
As experiências no evento são um impulsionador eficaz do envolvimento do evento. Você pode fornecer pausas para meditação como forma de ajudar os participantes a relaxar e recuperar o foco durante o evento.
O tempo de atenção da mente humana é limitado, portanto as sessões não devem durar mais de duas horas sem interrupção.
Durante os eventos, a participação dos convidados pode ser muito estática, por isso é uma boa ideia equilibrar essa imobilidade. Atividades dinâmicas farão com que seus convidados sintam energia renovada.
Por exemplo, no início do ano, o Symphony Talent apresentou caixas de experiência para os participantes durante o evento Transform, que incluía intervalos de bônus como uma sessão de meditação controlada pela manhã.
A empresa ofereceu aos participantes um café gourmet, um par de meias aconchegantes e um óleo essencial feito pelo especialista em meditação.
Os participantes foram instruídos a se sentirem confortáveis e se esticarem em suas cadeiras enquanto o especialista em meditação mostrava a todos como usar o óleo antes de conduzir os participantes por uma sessão de meditação de cinco minutos.
Por mais simples que pareça, isso envolveu as pessoas e, com sorte, sempre retornarão aos eventos do Symphony.
#4. Enquetes pré-evento e ao vivo
Muitos profissionais de marketing utilizam pesquisas para aumentar o envolvimento do público. É extremamente eficaz e por um bom motivo.
A enquete pré-evento dá ao seu público a impressão de que o conteúdo do evento virtual será adaptado para atender às suas demandas específicas.
Seu público ficará mais interessado nas informações porque sentirá que foi feito especialmente para eles.
Isso implica que você agregará mais valor ao evento, melhorando as chances de um retorno positivo do investimento (ROI).
A enquete ao vivo para envolver o público é uma abordagem simples para os organizadores de eventos, mas muito eficaz para tornar seu evento envolvente.
#5. Exibir um mural de mídia social
Todo evento virtual, híbrido ou presencial deve exibir um mural de mídia social. Uma parede de mídia social também oferece benefícios significativos para os profissionais de marketing de eventos por meio do envolvimento dos participantes, prova social e outros fatores, tornando-se um componente crucial de todos os eventos.
É uma tela digital que exibe informações geradas pelo usuário de sites de mídia social como Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, LinkedIn e outros em tempo real.
As paredes de mídia social podem ser utilizadas em várias campanhas de marketing, incluindo eventos híbridos, vitrines de comércio eletrônico, campanhas de e-mail, sites e muito mais.
Engajamento do público, prova social, senso de confiança, lealdade à marca, defesa da marca, marketing boca a boca, taxas de conversão aprimoradas e lucros são apenas alguns dos benefícios de uma parede de mídia social.
#6. Envolva o público no aprendizado rápido
Falar sobre um tópico por 30 minutos a uma hora durante uma sessão pode se tornar tedioso tanto para o palestrante quanto para o ouvinte.
Em vez de levar você e seu público por esse caminho tedioso, adote o aprendizado rápido para acelerar a velocidade de suas sessões e analisar novos conceitos de engajamento em reuniões.
Isso pode significar comprometer apenas 10 minutos para cada tópico, seguido por uma breve sessão de perguntas e respostas antes de passar para o próximo tópico. Além disso, faça pesquisas no decorrer de cada apresentação rápida para torná-la mais envolvente.
Como alternativa, traga vários palestrantes para discutir o mesmo tópico, mas permita que cada palestrante fale por alguns minutos antes de apresentar o próximo.
Vários palestrantes discutindo o mesmo tópico podem impedir que seu público se sinta confortável e caia no tédio.
#7. Faça uso de lembretes e notificações
As conferências podem durar vários dias e incluir vários apresentadores e feeds ao vivo. Utilize notificações para informar seus convidados sobre mudanças ou chamadas para ação.
As notificações permitem que você ofereça atualizações personalizadas ao seu público para que se sintam incluídos e os lembrem de eventos futuros.
Você também pode notificar seu público ao vivo sobre uma alteração ou cancelamento de sessão antes que eles atravessem o salão de convenções e descubram que foi cancelado ou realocado.
#8. Mantenha-se informado, conciso e relevante
A comunicação é de longe uma das habilidades mais benéficas que os profissionais de eventos precisam ter. A comunicação bem-sucedida é a chave para o envolvimento do evento.
Existem três pilares de comunicação nos quais você se apoia em sua comunicação que o ajudarão a manter os participantes e palestrantes na mesma página e realizar um evento envolvente.
Apenas siga os 3 Cs da comunicação bem-sucedida: seja claro, consistente e conciso.
#9. Incentive a comunicação mesmo durante eventos
Apesar dos eventos híbridos e virtuais nos permitirem reunir mais pessoas, pode ser mais difícil gerar essa experiência compartilhada e coesa para todos os públicos.
Mas virtualmente, os participantes podem participar convenientemente se você pedir. Apenas certifique-se de que sua comunicação seja clara o suficiente.
#10. Recompense o engajamento, mas mantenha tudo sustentável
Gerar engajamento não é uma solução rápida. Você tem que combinar suas recompensas com seu público para fazer ondas.
Felizmente, há uma ampla gama de recompensas que podem atender aos seus participantes e aos seus objetivos.
Mas escolher o tipo de recompensa mais eficaz que irá motivar e impactar seu público pode ser complicado.
De qualquer forma, dependendo do seu evento, existem inúmeras ótimas opções de recompensas a serem oferecidas ao seu público, basta olhar com atenção e você verá o que combina com eles.
Algumas alternativas incluem cadernos reciclados, plantas, pacotes de sementes, sacolas reutilizáveis, mochilas recicladas, etc.
#11. Tenha sempre um plano B
Crescemos – naturalmente – com um forte apego a um plano A, ou seja, uma projeção de como será nossa vida e o que precisamos fazer para atingir nosso determinado conjunto de metas bem definidas.
Por exemplo, faremos 7 anos de faculdade de medicina, depois nos mudaremos para o oeste, compraremos uma casa e começaremos uma família.
Ou iremos para a faculdade de direito por 4 anos, depois iremos para outro país e treinamos em nossa especialidade de interesse e esperamos nos aposentar aos cinqüenta anos.
Ou vamos nos casar e criar três filhos com ênfase no ar livre e em fazer o bem no mundo.
Mas então, para alguns de nós e, em certo nível, para todos nós, a vida toma um rumo diferente de nossa projeção mental.
Uma lesão repentina coloca uma certa carreira para sempre fora de nosso alcance. Uma parte horrível e inesperada da política do escritório mancha nosso nome e nos força a sair de nosso caminho profissional.
Nessas arestas, para onde você recorre, o plano B.
Para sua tranquilidade, tente sempre ter um plano B pronto para o caso de algo não sair como planejado.
Os eventos ao vivo são desafiadores e as coisas nem sempre acontecem da maneira que você projetou mentalmente.
#12. Torne seu evento acessível
Acessibilidade é um tópico frequente de conversa nos dias de hoje. Esteja você hospedando uma pequena reunião ou uma grande conferência, incluir a acessibilidade em sua estratégia garante que todos os participantes tenham uma experiência positiva e inclusiva em seu evento.
Isso significa que os serviços e ferramentas são adaptados para o uso de todos, incluindo aqueles com deficiências ou limitações físicas.
Quando se trata de acessibilidade para eventos, o objetivo é criar um ambiente onde todos possam participar plenamente e se envolver no evento desde o início.
Em geral, as pessoas com deficiência (PWDs) não precisam fazer esforços extras para acessar informações e buscar a ajuda de outras pessoas.
Facilite para eles incluindo informações de acessibilidade no design do seu convite.
#13. Inclua elementos de vídeo.
Mude a apresentação visual de um evento regularmente para ajudar a manter os níveis de atenção e envolvimento do público.
Sessenta e um por cento dos profissionais de marketing usam vídeos como um elemento interativo para manter o público envolvido durante os eventos.
Apresente novas sessões com vídeos curtos de infoentretenimento, organize uma sessão de perguntas e respostas ao vivo, incorpore entrevistas pré-gravadas ou configure mesas-redondas em vídeo para pequenos grupos.
#14. Peça aos participantes a opinião deles
Verifique como os participantes estão aproveitando o evento ao longo do dia, solicitando que façam contribuições.
É uma boa ideia dar a eles uma maneira clara de conversar com você ou com os palestrantes durante o evento, para que possam entrar em contato com você em caso de dúvidas, sugestões ou caso surja algum problema técnico.
#15. Exiba seu reconhecimento de mídia social para obter confiança social
Hoje, todo organizador se torna digital para divulgar seu evento especialmente nas mídias sociais. Anúncios no Facebook, anúncios no Twitter, campanhas de hashtag e vídeos ao vivo.
As paredes de mídia social aqui podem ser muito úteis para alavancar o envolvimento do usuário, exibindo todos os engajamentos de mídia social que você obtém em resposta ao seu conteúdo promovido .
É benéfico mostrar o conteúdo gerado pelo usuário, incluindo respostas, fotos com hashtags etc. para fazer as pessoas perceberem seu valor social exibindo um feed de hashtag ao vivo nos locais.
O conteúdo gerado pelo usuário relacionado ao evento em contas e comunidades de mídia social pode ser agregado em um local e exibido como um mural de mídia social em seu evento.
Conclusão
Ao pensar nos participantes, é crucial considerar por que eles devem comparecer ao seu evento. A maioria das pessoas não vem apenas por causa de quão agradável é o assunto, mas pelo que podem realizar depois com seus novos conhecimentos.
Você já pensou sobre isso? Você já pensou nas ideias para envolver esses participantes para que eles possam tirar o melhor proveito do seu evento?
O cenário dos eventos ainda está avançando enquanto escrevemos isso e, para ter sucesso com o envolvimento do evento, você precisará pensar fora da caixa e colocar seus participantes em primeiro lugar.
